Mengenal Fungsi Manajemen

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Apa saja sebenarnya yang termasuk Fungsi daripada Manajemen ?? Yukk, simak Postingan dibawah ini.. ^^

PERBEDAAN PANDANGAN DALAM FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

 

KEGIATAN DALAM FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

 

SUMBER DAYA ORGANISASI, TUJUAN, DAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 

1.    PERENCANAAN

PROSES PERENCANAAN (PLANNING)

Pengertian :

Ø  Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Ø  Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu

4  Tahap Dasar Planning :

1.      Menetapkan tujuan

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan > dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja

2.      Merumuskan keadaan sekarang

Merumuskan keadaan saat ini > tahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi

3.      Mengidentifikasikan kemudahan dan hambatan (yang meliputi SWOT)

Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan > segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

4.      Mengembangkan kegiatan lalu tercapailah yang namanya TUJUAN

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan > Pengembangan berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif terbaik dan paling memuaskan

MANFAAT PERENCANAAN

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama
3. Memungkinkann manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9. Menghemat waktu, usaha dan dana

KELEMAHAN PERENCANAAN

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi yang nyata
2. Cenderung menunda kegiatan
3. Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

2.    ORGANIZING (PENGORGANISASIAN (ORGANIZING))

Pengorganisasian > proses penyusunan struktur organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan lingkungan yg melingkupinya . Aspek utama proses proses penyusunan struktur organisasi ada 2 (dua) yaitu:

* Departementalisasi > pengelompokkan kerja

* Pembagian kerja > perincian tugas pekerjaan

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya, yg tercermin pada struktur organisasi yg mencakup :

1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yg tidak dapat dihindarkan

STRUKTUR ORGANISASI

Pengertian :

Struktur organisasi (desain organisasi):                 

àmekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

àmenunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggungjawab.

Faktor-faktor utama yg menentukan perancangan struktur organisasi :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota/ karyawan dan orang-orang yg terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

 Unsur-unsur struktur organisasi :

1. Spesialisasi pekerjaan
2. Standardisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi
5. Ukuran satuan kerja

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi sbb:

1.    Pembagian kerja

2.    Manajer dan bawahan atau rantai perintah

3.    Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.    Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.    Tingkatan manajemen

BENTUK BAGAN ORGANISASI

1.    Bentuk Piramid

2.    Bentuk Vertikal

3.    Bentuk Horisontal

4.    Bentuk Lingkaran

BENTUK DEPARTEMENTALISASI

1. Fungsi : pemasaran, keuangan, produksi
2. Produk atau jasa : mesin cuci, TV
3. Wilayah : DIY, Jateng, Jabar
4. Langganan : pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan : dept pembungkusan
6. Waktu : Shift 1, 2, 3
7. Pelayanan : kelas bisnis, eksekutif
8. Alpha –numeral : no Telp
9. Proyek dan matriks : perusahaan konstruksi

PEMBAGIAN KERJA

Tujuan pembagian kerja > untuk mencapai tujuan di mana individu tidak dapat mencapainya sendiri > synergy

Tiang dasar pengorganisasian adalah pembagian kerja (division of labor)

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

·      KOORDINASI :  proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

·      RENTANG MANAJEMEN : jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan 

Rentang manajemen dan koordinasi saling

berhubungan erat :

Ø  Semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.

Ø  Jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer lebih banyak, organisasi hanya membutuhkan sedikit manajer è lebih mudah mengkoordinasi kegiatan-kegiatan antar departemen.

BERAPA JUMLAH RENTANGAN YG IDEAL  ?

Ada 2 alasan utama  penentuan  rentangan yang tepat penting:

1.    Rentangan  manajemen   mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. 

·      Terlalu melebar > tidak efisien

·      Terlalu sempit > manajer tidak digunakan sepenuhnya

2.    Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi

3.      Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “TALL”

4.      Semakin lebar rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “FLAT”

RUMUS :

R = n (2^n-1 + n-1 )

R  = Jumlah hubungan ; n   = Jumlah bawahan

Jika ada 5 bawahan > ada 100 hubungan 

HUBUNGAN ANTARA RENTANG MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI

1.         Rentangan datar (Flat)  > Tingkatan manajemen 1  Manajer

 

2.         Rentangan lebih tinggi > Tingkatan manajemen 4 Manajer

 

 

     3. Rentangan tinggi (Tall) > Tingkatan manajemen 9 Manajer