A.
Pengertian Decision Support
System
Decision Support System (DSS)
merupakan salah satu produk perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus
untuk membantu manajemen dalam proses pengambil keputusan. Sesuai namanya,
tujuan digunakannya system ini adalah sebagai “second opinion” atau
“information source” yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum
seorang manajermemutuskan kebijakan tertentu.
Pendekatan yang paling sering
digunakan dalam proses perancangan sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik
simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik minat manajer untuk
menggunakannya , diharapkan system ini dapat merepresentasikan keadaan dunia
nyata atau bisnis yang sebenasrnya. Hal yang perlu ditekankah adalah bahwa
keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas, tetapi untuk menjadi
sarana penunjang (tools) bagi mereka.
DSS
sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah
diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science.
Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang
dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk
mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah
menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu
relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision
modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah
merepresentasikan permasalah dan manaje-men yang dihadapi setiap hari ke dalam
bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika).
Adapun
Prinsip Dasar DSS adalah sebagai berikut :
1)
Struktur MasalahSulit utk menemukan masalah yg sepenuhnya terstruktur atau tak
terstruktur - area kelabu Simon.Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat
sebagai besar masalah berada.
2)
Dukungan Keputusan DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer
dapat diterapkan pada bagian masalah yg terstruktur, tetapi manajer bertanggung
jawab atas bagian yang tidak terstruktur.
3)
Efektivitas Keputusanwaktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi
manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yg baik
B.
Perkembangan Decision Support System
Secara
umum, sistem informasi merupakan suatu kumpulan dan komponen-komponen dalam
perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan
pengaliran informasi. Jogiyanto (2001) menyatakan bahwa sistem informasi adalah
sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang
diorganisasikan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna
memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.Sebuah sistem informasi merupakan
suatu kumpulan atau seperangkat komponen yang berhubungan dan mendukung fungsi
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi. Hasil dari
proses tersebut digunakan pihak manajemen sebagai suatu dasar dalam pembuatan
keputusan organisasi. Selain itu, sistem informasi yang baik juga dapat
membantu dalam hal analisis dan visualisasi masalah dalam penciptaan produk
baru.
DSS
yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau
spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara
tersebut. Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik”
(mengganti atau merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan
dalam format grafik yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini,
biasanya sebuah stand-alone PC sudah cukup untuk mengimplementasikannya.Sejalan
dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS
yang bekerja dalam infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet,
dsb.).Beberapa manajer pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya
melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling mempertukarkan data dan
informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan sudah ada DSS yang
diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori kecerdasan buatan
= artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat
dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.
C.
Komponen Decision Support System
Secara
garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:
1. Database
2. Model
Base
3. Software
System
Sistem
database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik
yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file).Untuk
keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak
dipecahkan melalui simulasi. Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model
yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model
matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan
keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif),
komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal
terkait lainnya.
Kedua
komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software
system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang
“dimengerti” komputer.
Contohnya
adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS
(Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur
data.Sedangkan MBMS (Model Base Management System) dipergunakan untuk
mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang
terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management
System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog”
interaktif antara computer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.
D.
Tujuan Decision Support System
Perintis
DSS yang lain Peter G. W. Keen, bekerjasama dengan Scott Morton mendefinisikan
tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Tujuan-tujuan ini berhubungandengan tiga
prinsip dasar dari konsep DSS – struktur masalah, dukungan keputusan, dan
efektivitas keputusan. Mereka percaya bahwa DSS harus:
1.
Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
2.
Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau mengganti keputusan
tersebut
3.
Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan, dan bukannya
peningkatan efisiensi.
Decision
Support System tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer.Komputer dapat
diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung
jawab atas bagian yang tak terstruktur – menerapkan penilaian atau intuisi, dan
melakukan analisis.
Manajer
dan komputer bekerjasama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah
yang berbeda di area semi terstruktur yang luas.
Tujuan
dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin.
Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama
menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.Ketika membuat keputusan,
manajer tidak selalu mencoba yang terbaik. Sejumlah model matematika akan
melakukannya untuk manajer. Namun, dalam banyak kasus manajerlah yang harus
memutuskan alternatif mana yang terbaik.Manajer mungkin saja menghabiskan waktu
ekstra untuk memperluas solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian
yang meningkat senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan.
Manajermenggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan
berkontribusi pada suatu solusi masalah.
E. Peran Decision Support System
dalam SIM
Decision
Support System banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan.
Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS guna membantu mempertajam
proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu
organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya
koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang
lebih akurat. Beberapa alasan DSS digunakan dalam suatu perusahaan:
1.
Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.
2.
Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
3.
Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah
operasi-operasi bisnis.
4.
Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam
hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di yang benar-benar
menguntungkan.
Penggunaan
DSS dimaksudkan untuk membantu manajer tingkat tinggi dan menengah dalam
mengambil keputusan yang bukan merupakan operasi rutin.DSS mampu melakukan
penyerapan informasi dari basis data, rekonfigurasi data, kalkulasi, analisis
statistik, optimasi, analisis statistik nonprobabilistik (what if analysis),
dan why analysis yang dilakukan melalui program Artificial Intelegent. Oleh
karena itu, penggunaan DSS ini dengan tepat akan meningkatkan efektivitas
keputusan yang dibuat manajer dan mendorong efisiensi dari proses pembuatan
keputusan tersebut. Jadi, DSS akan dapat menciptakan suatu dimensi dukungan bagi
pengambilan suatu keputusan baik yang bersifat taktik maupun strategik.
Dukungan
informasi kepada manajer diberikan melalui pengumpulan data dan penerbitan
laporan. Dari sisi input, data non rutin dan transaksional sebagian besar
diperoleh dari sumber-sumber luar.
Di
sisi output, laporan khusus dan laporan rutin dapat disediakan tepat pada
waktunya. Jadi, seorang manajer atau decision maker lainnya yang menggunakan
DSS akan memperoleh laporan dari sistem laporan yang relevan, seperti contohnya
laporan profitabilitas. Namun mereka juga dapat meminta laporan khusus dari DSS
ini melalui terminal atau microkomputer.
Selanjutnya
seorang manajer yang menggunakan DSS dapat menggunakan model-model untuk
eksperimen secara interaktif dengan data yang relevan, misalnya dengan mengubah
nilai dari faktor-faktor tertentu dan mengamati hasil-hasilnya.DSS memungkinkan
manajer untuk memperoleh berbagai perspektif mengenai situasi masalah rumit dan
melaksanakan interaksi dari faktor-faktor yang signifikan. Seorang manajer dengan
demikian dapat menemukan dan mengevaluasi dengan cara yang lebih baik terhadap
pilihan keputusan alternatif (Wilkinson et al., 2000).
DSS
berperan penting bagi manajer dalam membantu dalam meningkatkan efektivitas
proses pengambilan keputusan. DSS dirancang dengan menekankan pada aspek
fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan
dengan kebutuhan pemakai.
Komputer
saat ini merupakan salah satu business partner yang paling dekat dengan fungsi
marketing dan menjadi bagian integral fungsi tersebut.Dalam beberapa tahun
terakhir, perusahaan telah melakukan puluhan miliar dolar dalam menerapkan
sistem software manajemen hubungan pelanggan, seperti untuk memfasilitasi
keputusan terkait sumber daya di bidang pemasaran.Apabila pengambilan keputusan
tersebut tidak dilakukan secara hati-hati, maka sistem pengambilan keputusan
individu dan organisasi tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.Situasi ini
menyebabkan banyaknya peluang untuk penelitian mengenai kegunaan DSS di suatu
perusahaan.
F.
Jenis – Jenis Decision Support System
Aplikasi
DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana
(quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS).
“Quick-Hit DSS” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar
menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan
oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS).
Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera
penyelesaiannya.Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian
informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan
analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah
formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah.Di
dalam perusahaan, DSS jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi
organisasi yang dapat berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi
organisasi tersebut).Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS
untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur
karyawan, dan lain sebagainya.
Usaha
berikutnya dalam mendefinisikan konsep DSS dilakukan oleh Steven L. Alter.
Alter melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan
pada waktu itu, study tersebut memberikan pengetahuan dalam mengidentifikasi
enam jenis DSS, yaitu :
• Retrive information element (memanggil
eleman informasi)
• Analyze entries fles (menganali semua
file)
• Prepare reports form multiple files
(laporan standart dari beberapa files)
• Estimate decisions qonsquences
(meramalkan akibat dari keputusan)
• Propose decision (menawarkan keputusan
)
• Make decisions (membuat keputusan)
Jenis-jenis
DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah
sebagai berikut:
1. Mengambil
elemen-elemen informasi.
2. Menganalisis
seluruh file.
3. Memperkirakan
akibat keputusan
4. Menyiapkan
laporan dari berbagai file.
5. Mengusulkan
keputusan.
6. Membuat
Keputusan.
Adapun
fokus utama konsep DSS adalah komputer harus digunakan untuk mendukung manajer
tertentu membuat keputusan tertentu untuk memecahkan masalah tertentu. Model
DSS terdiri dari:
1. Model
matematika.
2. Database
3. Perangkat
Lunak
Yang
melukiskan beberapa komponen yang mendukung DSS, seperti: Hardware, Software,
Data, Model, dan Interaktif para pemakainya.Menurut Herbert A. Simon keputusan
berada pada suatu rangkaian kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu
ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.
1)
Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu
prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut
tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yg baru) tiap kali terjadi.
2)
Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang
konsekuen. Tidak ada metode yg pasti utk menangani masalah ini belum pernah ada
sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit,
atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
G.
Kelebihan dan Kekurangan Decision Support System
Decision
Support System (DSS) dapat memberikan beberapa keuntungan- keuntungan bagi
pemakainya. Menurut Turban (1995: 87) maupun McLeod (1995: 103)
keuntungan-keuntungan tersebut meliputi:
1. Memperluas
kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk pengambilan
keputusan.
2. Menghemat
waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai masalah yang
sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. Mampu
memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun seandainya
DSS tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan,
namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
4. Memperkuat
keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
5. Memberikan
keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan penghematan
waktu, tenaga dan biaya.
Selain memiliki banyak keuntungan
atau manfaat, decision support system juga memiliki beberapa kelemahan antara
lain :
1. Sulit
dalam memodelkan sistem bisnis
2. Mungkin
akan menghasilkan suatu model bisnis yang tidak dapat menangkap semua pengaruh
pada entity.
3. Dibutuhkan
kemampuan matematika yang tinggi untuk mengembangkan suatu model yang lebih
kompleks.
H.
Dampak Pemanfaatan Decision Support System
Dampak
dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain:
1)
Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.
2)
Problem yang kompleks dapat diselesaikan.
3)
Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
4)
Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan
dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.
5)
Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer
yang kurang berpengalaman.
6)
Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
7)
Fasilitas untuk mengambil data, dapat memberikan kesempatan bagi beberapa
manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
8)
Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
EmoticonEmoticon